Bất cứ doanh nghiệp nào đều phải có một bộ hồ sơ năng lực riêng bởi in hồ sơ năng lực được xem như là kênh kết nối đầu tiên khi gặp gỡ khách hàng từ đó giúp họ dễ dàng lưu trữ thông tin về bạn để tiện liên lạc khi làm việc.
Tìm hiểu về in hồ sơ năng lực
Hồ sơ năng lực là một tài liệu có ghi các thông tin đầy đủ, bao quát nhất về công ty, doanh nghiệp như logo, tên, giá trị cốt lõi, thành tích, nhân sự cốt lõi, năng lực tài chính,… Mục đích dùng để truyền tải các thông tin đến khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, chủ thầu. Hồ sơ năng lực công ty thường được sử dụng trong đấu thầu các dự án. Nó đặc biệt được sử dụng trong ngành xây dựng, y tế để chứng minh năng lực.
Trên thực tế hiện nay, 2 khái niệm hồ sơ năng lực và khái niệm Profile thường được các công ty hiểu với ý nghĩa tương đồng. Tuy nhiên, nếu như Profile thiên về giới thiệu lịch sử, quá trình hình thành phát triển của doanh nghiệp thì thiết kế hồ sơ năng lực cho khách hàng thấy được những điểm đặc trưng nổi bật nhất của doanh nghiệp, những thế mạnh mà những công ty khác không có được.
Mục đích in hồ sơ năng lực và Profile công ty cũng có sự khác nhau. Nếu như Profile công ty dùng cho nhiều đối tượng từ khách hàng, đối tác, nhân viên mới,… thì hồ sơ năng lực thường là tài liệu để doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng, đối tác, trong các cuộc đấu thầu.
Hiểu rõ sự khác biệt giữa thiết kế hồ sơ năng lực và thiết kế Profile công ty giúp doanh nghiệp định hướng được rõ ràng hơn những nội dung cần nhấn mạnh, đạt được hiệu quả cao hơn đối với khách hàng, đối tác.
Lợi ích của in hồ sơ năng lực
Giúp khách hàng biết được quy mô, mức độ chuyên nghiệp, linh vực kinh doanh của doanh nghiệp bạn. In hồ sơ năng lực công ty đẹp, chuyên nghiệp, sạch sẽ sẽ giúp nó tạo được thiện cảm với khách hàng, đối tác và các nhà đầu tư từ cái nhìn đầu tiên.
In hồ sơ năng lực chuyên nghiệp sẽ dễ dàng lưu trữ thông tin của doanh nghiệp và khách hàng có thể dễ dàng liên lạc với bạn khi cần. In hồ sơ năng lực công ty là tài liệu marketing quan trọng bậc nhất trong hệ thống nhận diện hình ảnh doanh nghiệp. Bởi ở đây có nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp mà khách hàng muốn tìm hiểu.
Nếu được thiết kế và trình bày một cách khéo léo thì in hồ sơ năng lực công ty sẽ là một nhân viên kinh doanh tài ba khi ở bên khách hàng bởi nó không bỏ lỡ một cơ hội hợp tác nào. Hồ sơ năng lực công ty là tài liệu bắt buộc khi dự thầu, do vậy thiết kế hồ sơ năng lực chuyên nghiệp sẽ giúp công ty gây ấn tượng với chủ đầu tư khi xét duyệt hồ sơ.
In hồ sơ năng lực sẽ làm nổi bật thương hiệu của bạn với các đối thủ cạnh tranh cùng ngành nghề với khả năng bán hàng và trúng thầu.
Làm thế nào để in hồ sơ năng lực công ty chuyên nghiệp
Sau đây là một số bí quyết giúp bạn tạo một profile chuyên nghiệp:
- Nên bắt đầu với những điều cơ bản
Phần mở đầu cuốn in hồ sơ năng lực cần gần gũi và thu hút sự chú ý của người đọc. Thông thường cuốn profile sẽ bắt đầu bằng lời ngỏ, thể hiện thiện chí kêu gọi hợp tác từ doanh nghiệp.
Ngoài ra, nội dung về lịch sử hình thành và con đường phát triển công ty cũng cần được chọn lọc. Người đọc không cần biết tất cả mọi thông tin về chặng đường xây dựng và phát triển của công ty bạn nên phần này có thể linh hoạt lược bớt những chi tiết quan trọng.
Những thành tích nổi bật, bằng khen chứng chận từ các tổ chức danh giá sẽ là những điểm nhấn quan trọng, bạn nên đưa vào profile. Tuy nhiên, bạn chỉ nên chọn những thành tích nổi bật nếu công ty bạn có nhiều khen thưởng, vì nếu đưa vào quá nhiều sẽ gây rối mắt, mất thẩm mỹ.
- Giải thích rõ lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
Profile cần mô tả cụ thể mô hình kinh doanh, những sản phẩm, dịch vụ thế mạnh mà doanh nghiệp bạn cung cấp. Bạn cần chỉ ra những lợi ích và giá trị mà khách hàng mục tiêu sẽ nhận được thông qua các sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Tầm nhìn – Sứ mệnh – Giá trị cốt lõi cũng nhằm nhấn mạnh cho điều này.
- Minh họa bằng những con số
Những con số cụ thể mang lại hình dung rõ ràng hơn từ phía khách hàng. Bạn nên chỉ ra các số liệu về công suất, sản lượng, doanh số mà công ty đạt được, cả những dự đoán trong tương lai, lợi nhuận, số lượng nhân viên và những thông tin tài chính khác có ích cho người đọc. Điều này sẽ đặc biệt quan trọng nếu mục đích của cuốn in hồ sơ năng lực là kêu gọi đầu tư và tìm đối tác kinh doanh.
- Minh họa bằng biểu đồ, hình ảnh
Hình ảnh có sức mạnh gấp trăm lần lời nói. Những đồ thị, biểu đồ và những dữ liệu khác đi kèm sẽ giúp cung cấp nhiều thông tin hơn cho khách hàng một cách trực quan nhất.
Bằng cách trình bày này, thông tin trong in hồ sơ năng lực trở nên đáng tin cậy hơn với những dữ liệu chính xác được hiển thị đa chiều. Các đối tác kinh doanh và các nhà đầu tư sẽ hiểu các báo cáo tài chính của doanh nghiệp tốt hơn.
- Tổ chức thông tin một cách dễ hiểu
Bạn nên tổ chức thông tin càng dễ hiểu càng tốt. Các yếu tố cần đạt được: thông tin ngắn gọn, súc tích, trọng tâm, cụ thể và một kết cấu mạch lạc dễ hiểu. Đây là lý do vì sao các cuốn in hồ sơ năng lực doanh nghiệp thường theo một mẫu dàn trang cơ bản và chỉ bao gồm những thông tin thiết yếu, hữu ích.
Những thành phần khi thiết kế in hồ sơ năng lực
Những thành phần không thể thiếu của một profile bao gồm:
Thư ngỏ
Đôi lời chào hỏi thay mặt cho người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty (thường là giám đốc) là thứ đầu tiên mà người nhận được profile sẽ xem. Với giọng văn trang trọng, thân tình, không kém phần hãnh diện tự tin, thư ngỏ sẽ phần nào nêu lên được năng lực lĩnh vực cũng như tầm vóc của mình.
Giới thiệu công ty
Tiếp đến sẽ là những thông tin cơ bản về công ty như là:
- Tên công ty
- Giấy phép kinh doanh
- Lĩnh vực hoạt động
- Lịch sử hình thành và phát triển
- Thông tin liên hệ (email, website, địa chỉ, số điện thoại, fax).
- Phương châm hoạt động
- Tầm nhìn
- Sứ mệnh
- Giá trị cốt lõi
Năng lực công ty
- Năng lực nhân sự : Sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo và nhân sự chủ chốt và quy mô nhân sự.
- Năng lực sản xuất, thi công : Để thể hiện nhóm năng lực này, bạn cần đưa ra những hình ảnh minh họa cụ thể về quy trình sản xuất, dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và nhà xưởng.
- Năng lực tài chính : Được coi là cơ sở để nhà đầu tư có căn cứ để đưa ra quyết định có đầu tư hay không.
Thành tích đạt được
Những thông tin về dự án, bằng khen, giấy khen mà doanh nghiệp đã đạt được sẽ thêm phần tạo sự tin tưởng nơi đối tác và khách hàng. Điều này giúp bộ hồ sơ đạt hiệu quả quảng bá thương hiệu tốt hơn cho doanh nghiệp.
Những tiêu chuẩn in hồ sơ năng lực
Vậy làm thế nào để có một bản hồ sơ năng lực ấn tượng nhất? Dưới đây sẽ là những tiêu chuẩn in hồ năng lực chuẩn đẹp mà bạn nên lưu tâm:
- Kích thước hỗ sơ năng lực chuẩn : bạn có thể tùy chọn form mẫu tương đối chuẩn với kích thước A5, A4 thậm chí A3 nằm ngang hoặc nằm đứng. Tuy nhiên, bạn phải tuần theo kích thước chiều dài, rộng tương ứng như sau: A5 đứng (14.8 x 21cm), A5 ngang (21 x 14.8cm), A4 đứng (21 x 29.7cm), A4 ngang (29.7 x 21cm), A3 đứng (29.7cm x 42cm), A3 ngang (42 x 29.7cm).
- Chất liệu loại giấy : hiện nay có rất nhiều loại giấy khác nhau phục vụ riêng cho việc in hồ sơ năng lực như giấy Fort, giấy couche, giấy Kraft, giấy mỹ thuật,… tuy nhiên loại giấy được sử dụng phổ biến nhất vẫn là giấy Couche 300gsm. Bởi vì chất lượng giấy đảm bảo mà giá thành in ấn lại phù hợp, vừa phải.
- Số trang : thông thường, số trang của hồ sơ năng lực phải chia hết cho 4, chẳng hạn như 8 trang, 12 trang, 16 trang, 20 trang,… để khi gấp lại sẽ có được hình đẹp nhất. Trong trường hợp số trang bị lẻ, bạn nên thiết kế thêm hoặc yêu cầu nhà in in thêm một trang trắng.
- Công nghệ in hồ sơ năng lực : đa số hiện nay bất kỳ ấn phẩm nào cũng đều sẽ sử dụng công nghệ in Offset để tạo được chất lượng hình ảnh tốt nhất, đồng thời cũng đơn giản và dễ dàng gia công. Sau đó, bạn nhớ dán màng, đóng kim hoặc gáy thành phẩm để tạo được một bản hồ sơ năng lực hoàn hảo nhất nhé!
Quý khách có nhu cầu in sản phẩm tại Tp. Hồ Chí Minh vui lòng liên hệ theo thông tin sau:
CÔNG TY TNHH MTV THIẾT KẾ IN ẤN KHANG VIỆT
- Địa chỉ: 14 Tiền Chế, Cư Xá Phú Lâm A, phường 12, quận 6, Tp.HCM
- Hotline: 028.2232.4273 – 028.3751.3511
- Email: inkhangviet@gmail.com
- Website: https://inkhangviet.com/