Những giấy tờ được cố định trong bìa đựng tài liệu hồ sơ sẽ giúp bạn quản lý tài liệu dễ dàng, cẩn thận hơn, không bị thất lạc và lộn xộn nữa . Đến khi tìm kiếm lại những tài liệu đó cũng sẽ nhanh hơn mà không gây khó chịu hay làm lỡ kế hoạch đã được định trước.
Mặt khác , bìa đựng tài liệu còn thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp cao hơn của doanh nghiệp. Khi kẹp file có vai trò quan trọng trong sắp xếp, giữ gìn, bảo vệ tài liệu bản cứng, các loại giấy tờ thì nó cũng thể hiện được sự chu đáo, chuyên nghiệp, gọn gàng trong quản lý hồ sơ, tài liệu của mỗi doanh nghiệp.
Tìm hiểu về Bìa Đựng Tài Liệu
Bìa đựng tài liệu hồ sơ là một sản phẩm văn phòng phẩm rất quan trọng mà dường như không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Hiện nay, việc in bìa kẹp hồ sơ của doanh nghiệp trở nên rất phổ biến. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách làm sao để có một folder ấn tượng, độc đáo và thu hút khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Bìa đựng tài liệu hay còn được gọi Folder là một ấn phẩm thuộc bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Trước hết, nó được sử dụng để lưu giữ các tài liệu, giấy tờ quan trọng liên quan đến công việc được sử dụng nội bộ trong công ty.
Ngoài ra, bìa đựng tài liệu hồ sơ cũng thường xuyên được sử dụng trong các giao dịch với khách hàng, kèm theo name card, catalogue, brochure,…Chính vì thế, nó đóng vai trò rất quan trọng với doanh nghiệp, thể hiện bộ mặt và uy tín của doanh nghiệp trước khách hàng.
Công dụng của bìa đựng tài liệu hồ sơ rất nhiều, nhưng quan trọng nhất phải kể đến 3 lợi ích sau:
- Một Folder được thiết kế độc đáo và ấn tượng sẽ giúp thu hút sự chú ý của khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên. Nó sẽ tạo nên cơ sở để khách hàng nhận thấy ngay sự vượt trội của doanh nghiệp bạn so với đối thủ để từ đó lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của công ty.
- Giúp các tài liệu bên trong được sắp xếp một cách ngăn nắp, gọn gàng và chuyên nghiệp để khách hàng dễ theo dõi thông tin. Nếu như các tài liệu được để một cách bừa bãi, lộn xộn thì rất dễ xảy ra thiếu sót dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.
Bìa đựng tài liệu hồ sơ được xem như một profile của công ty bởi trên đó có đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp như lịch sử hình thành, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược, các dịch vụ cung cấp, số điện thoại, hotline, fax,…Khách hàng sẽ dễ dàng tìm hiểu về công ty nếu như có ý muốn hợp tác chứ không cần phải mất nhiều thời gian tìm kiếm.
Kích thước in bìa đựng tài liệu tiêu chuẩn khi thiết kế
- Kích thước bìa đựng tài liệu
Kích thước Folder in ấn có chiều ngang là 22 cm và tổng chiều cao là 31 cm. Trên Folder có thiết kế thêm tai cài để kẹp lại tài liệu, giấy tờ hoặc Name Card chẳng hạn. Tai cài này so với kích thước bìa Folder thì có phần khá nhỏ chỉ đạt khoảng 7cm. Chất liệu chính làm Folder là giấy C250gsm và C300gsm. Toàn bộ sản phẩm được cán màng mỏng 1 hoặc cả 2 mặt.
- Kích thước bìa đựng tài liệu cá nhân
Kích thước bìa hồ sơ cá nhân so với Folder chung có phần lớn hơn. Tuy nhiên kích thước ấy cũng không lớn hơn là bao nhiêu. Trong đó kích thước bìa hồ sơ cá nhân chuẩn xác chính là chiều ngang 25cm và chiều cao là 34cm. Thiết kế bìa dạng túi đựng dễ dàng đựng hồ sơ, tài liệu dễ dàng trong khuôn khổ A4.
- Kích thước bìa hồ sơ kẹp file
Kích thước Folder kẹp File cũng tương đương kích thước Folder chung bình thường. Thế nhưng tất cả kích thước hàng ngang hay chiều càng được tăng lên một chút. Cụ thể kích thước Folder kẹp file tiêu chuẩn là 22.5 x 31.5 cm. Riêng tai gấp vẫn giữ nguyên kích thước cơ bản là 7cm.
Ngoài ra còn có Folder loại đặc biệt. Kích thước Folder này tùy biến theo sản phẩm đựng bên trong. Nếu tài liệu và văn bản vượt quá quy cách thiết kế dạng A4 thì bạn cần tham khảo và nhận sự tư vấn từ đơn vị thiết kế.
Lưu ý quan trọng khi in bìa đựng tài liệu
Hiện nay có rất nhiều xưởng in bìa đựng tài liệu hồ sơ nên sự lựa chọn của khách hàng là không thiếu. Tuy nhiên, khách hàng nên hiểu và chú ý 3 điểm cơ bản sau để có thể sở hữu được những folder ấn tượng nhất cho doanh nghiệp mình:
- Về hình thức: bìa kẹp hồ sơ nên có sự thống nhất và hài hòa về tổng thể, màu sắc, tông màu chính phụ, vị trí đặt logo, bố cục và thậm chí các chi tiết nhỏ nhất. Bạn không cần thiết kế quá rườm rà, phức tạp nhưng phải đủ tinh tế, độc đáo để tạo được ấn tượng tốt với khách hàng.
- Về nội dung: bìa kẹp hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản và cần thiết của doanh nghiệp như quá trình hình thành và phát triển, tầm nhìn và sứ mệnh thương hiệu, mục tiêu chiến lược, các sản phẩm, dịch vụ kinh doanh, cách thức liên lạc. Và đừng quên kèm theo những hình ảnh minh họa để tăng phần hấp dẫn cho Folder nhé!
- Về chất lượng giấy in và quy cách in: thông thường khổ giấy in sẽ có kích thước 22.5 x 31.5cm, tay gấp 7cm để đảm bảo không làm quăn mép các tài liệu bên trong. Loại giấy được sử dụng là Bristol 300gsm cao cấp sáng màu, dễ nhìn, không thấm nước và áp dụng công nghệ in offset để tạo nên sản phẩm chất lượng tốt nhất.
Quý khách có nhu cầu in sản phẩm tại Tp. Hồ Chí Minh vui lòng liên hệ theo thông tin sau:
CÔNG TY TNHH MTV THIẾT KẾ IN ẤN KHANG VIỆT
- Địa chỉ: 14 Tiền Chế, Cư Xá Phú Lâm A, phường 12, quận 6, Tp.HCM
- Hotline: 028.2232.4273 – 028.3751.3511
- Email: inkhangviet@gmail.com
- Website: https://inkhangviet.com/