Bất cứ doanh nghiệp nào đều phải có một bộ hồ sơ năng lực công ty riêng bởi nó được xem như là kênh kết nối đầu tiên khi gặp gỡ khách hàng từ đó giúp họ dễ dàng lưu trữ thông tin về bạn để tiện liên lạc khi làm việc.
Hầu hết các doanh nghiệp đều nhận thức được tầm quan trọng của hồ sơ năng lực tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách sắp xếp và thiết kế một bản hồ sơ năng lực hợp lý và đúng chuẩn nhất. Một hồ sơ năng lực được thiết kế và in ấn đẹp mắt, độc đáo sẽ tạo được ấn tượng tốt với khách hàng và là điểm cộng tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn.
Chính vì thế, hôm nay Khang Việt xin chia sẻ đến bạn đọc tiêu chuẩn in hồ sơ năng lực giúp bạn sẽ có một bản hồ sơ đẹp và hoàn chỉnh nhất.
Tìm hiểu về Hồ sơ năng lực công ty
Hồ sơ năng lực công ty hay còn được gọi với cái tên là company profile hoặc profile công ty. Là tài liệu thường được sử dụng trong những thương vụ hợp tác giữa doanh nghiệp của bạn với đối tác và khách hàng. Là tài liệu marketing vô cùng quan trọng, giúp truyền tải thông tin doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.
Bộ hồ sơ năng lực giúp truyền tải thông tin từ bao quát đến cụ thể về doanh nghiệp của bạn. Cụ thể như thông tin về thương hiệu (logo, slogan, sản phẩm doanh nghiệp), tầm nhìn, giá trị cốt lõi, kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động. Và tất nhiên, không thể thiếu là tiềm năng phát triển khi hợp tác giữa đối tác và doanh nghiệp của bạn.
Lơi ích của hồ sơ năng lực công ty
- Giúp khách hàng biết được quy mô, mức độ chuyên nghiệp, linh vực kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
- Hồ sơ năng lực công ty đẹp, chuyên nghiệp, sạch sẽ sẽ giúp nó tạo được thiện cảm với khách hàng, đối tác và các nhà đầu tư từ cái nhìn đầu tiên.
- Một hồ sơ năng lực chuyên nghiệp sẽ dễ dàng lưu trữ thông tin của doanh nghiệp và khách hàng có thể dễ dàng liên lạc với bạn khi cần.
- Hồ sơ năng lực công ty là tài liệu marketing quan trọng bậc nhất trong hệ thống nhận diện hình ảnh doanh nghiệp. Bởi ở đây có nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp mà khách hàng muốn tìm hiểu.
- Nếu được thiết kế và trình bày một cách khéo léo thì hồ sơ năng lực công ty sẽ là một nhân viên kinh doanh tài ba khi ở bên khách hàng bởi nó không bỏ lỡ một cơ hội hợp tác nào.
- Hồ sơ năng lực công ty là tài liệu bắt buộc khi dự thầu, do vậy thiết kế hồ sơ năng lực chuyên nghiệp sẽ giúp công ty gây ấn tượng với chủ đầu tư khi xét duyệt hồ sơ.
- Hồ sơ năng lực sẽ làm nổi bật thương hiệu của bạn với các đối thủ cạnh tranh cùng ngành nghề với khả năng bán hàng và trúng thầu.
Những nội dung cần có trong hồ sơ năng lực công ty
Thư ngỏ
Đôi lời chào hỏi thay mặt cho người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty (thường là giám đốc) là thứ đầu tiên mà người nhận được profile sẽ xem. Với giọng văn trang trọng, thân tình, không kém phần hãnh diện tự tin, thư ngỏ sẽ phần nào nêu lên được năng lực lĩnh vực cũng như tầm vóc của mình.
Giới thiệu công ty
Bên cạnh đó, hồ sơ năng lực công ty nên có thêm đôi nét giới thiệu về lịch sử phát triển. Điều này sẽ cho khách hàng thấy được sự phát triển không ngừng của doanh nghiệp, ngày càng lớn mạnh. Ngoài ra, một công ty phát triển bền vững, dày kinh nghiệm còn giúp củng cố niềm tin của đối tác.
Tiếp đến sẽ là những thông tin cơ bản về công ty như là:
- Tên công ty
- Giấy phép kinh doanh
- Lĩnh vực hoạt động
- Lịch sử hình thành và phát triển
- Thông tin liên hệ (email, website, địa chỉ, số điện thoại, fax).
- Phương châm hoạt động
- Tầm nhìn
- Sứ mệnh
- Giá trị cốt lõi
Năng lực công ty
Không ít khách hàng quan niệm “chọn mặt gửi vàng”, bởi vậy họ luôn nhìn vào đội ngũ nhân sự. Đằng sau một công ty lớn mạnh, vững chắc thì không thể thiếu đi vai trò của nguồn nhân lực chất lượng. Vì thế, những nhân viên có thành tích tốt, chuyên môn giỏi sẽ được giới thiệu đến trong nội dung này.
- Năng lực nhân sự: Sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo và nhân sự chủ chốt và quy mô nhân sự.
- Năng lực sản xuất, thi công: Để thể hiện nhóm năng lực này, bạn cần đưa ra những hình ảnh minh họa cụ thể về quy trình sản xuất, dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và nhà xưởng.
- Năng lực tài chính: Được coi là cơ sở để nhà đầu tư có căn cứ để đưa ra quyết định có đầu tư hay không.
Thành tích đạt được
Những thông tin về dự án, bằng khen, giấy khen mà doanh nghiệp đã đạt được sẽ thêm phần tạo sự tin tưởng nơi đối tác và khách hàng. Điều này giúp bộ hồ sơ đạt hiệu quả quảng bá thương hiệu tốt hơn cho doanh nghiệp.
Nhìn vào thành tích nổi bật, chắc chắn khách hàng có những đánh giá rất cao về doanh nghiệp đó. Bởi nó thể hiện được tài năng, sự cống hiến hết mình của doanh nghiệp cho xã hội. Vậy, để trả lời câu hỏi hồ sơ năng lực công ty cần những gì thì chắc chắn những thông tin này không thể thiếu.
Kích thước chuẩn và công nghệ in hồ sơ năng lực công ty
Là một ấn phẩm quan trọng, hồ sơ năng lực có những quy cách về kích thước nhất định, đặc biệt là đối với một hồ sơ năng lực dự thầu, ngoài ra, chất liệu và cách in ấn cũng là những yếu tố quyết định đến sự sang trọng của một cuốn hồ sơ năng lực.
Kích thước hồ sơ năng lực công ty chuẩn
- Kích thước: Hồ sơ năng lực thường sử dụng các form mẫu tương đối chuẩn mực. có nghĩa là bạn có thể sử dụng kích thước A4 hoặc A5, nằm ngang hay nằm dọc. Thông thường kích thước chuẩn của hồ sơ năng lực như sau:
- Kích thước A4 đứng: 21 x 29.7cm khổ trải 42 x 29.7cm
- Kích thước A4 ngang: 29.7 x 21cm khổ trải 59.6 x 21cm
Cách đóng gáy phụ thuộc nhiều vào dung lượng ( độ dày ) của cuốn hồ sơ năng lực. Nếu bạn có một cuốn hồ sơ năng lực mỏng ( từ 30 trang trở xuống) thì thường sẽ chọn cách đóng gáy dập ghim. Còn nếu là một cuốn hồ sơ năng lực nhiều trang ( từ 30 trang trở lên), cách dán gáy sẽ làm hồ sơ năng lực trông sang trọng và đẹp hơn.
Công nghệ in ấn hồ sơ năng lực
In hồ sơ năng lực công ty hay các ấn phẩm khác như brochure, tờ rơi, poster,…thường sử dụng cách in Offset.
In Offset là một kỹ thuật in ấn trong đó, các hình ảnh dính mực in được ép lên các tấm cao sư ( còn gọi là các tấm offset) trước rồi mới ép từ miếng cao su này lên giấy. Khi sử dụng với in thạch bản, kỹ thuật này tránh được việc làm nước bị dính lên giấy theo mực in.
Ưu điểm của việc in offset là chất lượng hình ảnh rất cao và dễ gia công hơn sơ với các loại hình in khác. Tuy nhiên vì là in công nghiệp nên số lượng in cần đủ lớn ( thông thường 1000 bản) để tối ưu hóa chi phí.
Chất liệu của hồ sơ năng lực công ty
Trên thị trường có rất nhiều loại giấy khác nhau, bạn có thể chọn loại giấy mà mình yêu thích, trong trường hợp bạn chưa biết nên chọn loại giấy nào, từ kinh nghiệm của mình, Bảo Phát sẽ gợi ý cho bạn loại giấy phù hợp nhất cho hồ sơ năng lực công ty.
Loại giấy phổ thông nhất là Couches. Nếu bạn có một cuốn profile 20 -30 trang bạn có thể sử dụng giấy Couches 200 gram/m2 (hay còn gọi là giấy c200) đẻ làm ruột, còn bìa thì dày hơn ( c300 ). Bạn có thể cán mờ mặt bìa hoặc cán mỏng để giữ cho bìa proile bền hơn và sang trọng hơn.
Ngoài giấy Couches có thể sử dụng nhiều loại giấy khác cao cấp hon như Conquerer, giấy mỹ thuật nhập ngoại,…
Quý khách có nhu cầu in sản phẩm tại Tp. Hồ Chí Minh vui lòng liên hệ theo thông tin sau:
CÔNG TY TNHH MTV THIẾT KẾ IN ẤN KHANG VIỆT
- Địa chỉ: 14 Tiền Chế, Cư Xá Phú Lâm A, phường 12, quận 6, Tp.HCM
- Hotline: 028.2232.4273 – 028.3751.3511
- Email: inkhangviet@gmail.com
- Website: https://inkhangviet.com/