Bìa hồ sơ là vật dụng không thể thiếu trong văn phòng, các loại bìa này rất đa dạng với mục đích phân loại, lưu trữ và bảo quản hồ sơ rất tốt mà bất kỳ người làm việc trong văn phòng nào cũng có.
Bìa hồ sơ được sử dụng với rất nhiều tên gọi khác nhau như: túi bìa đựng tài liệu, file đựng tài liệu, file hồ sơ, tập đựng tài liệu,… Thường làm từ vật liệu giấy cứng với bìa nhựa bao bọc xung quanh sử dụng rất hiệu quả trong văn phòng.
File hồ sơ cũng được định nghĩa và mang vào máy tính như từng folder, file và từng mục khác nhau dùng để phân cấp các tài liệu. Với file hồ sơ bạn có thể lưu trữ được các kích thước tài liệu như: A5, A4, A3,… Tuy nhiên việc sử dụng tên gọi là File có thể trùng vào tên gọi máy tính nên thông thường hiện nay được gọi là Bìa Hồ Sơ.
Tìm hiểu về Bìa Hồ Sơ
Bìa hồ sơ hay còn được gọi Folder là một ấn phẩm thuộc bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Trước hết, nó được sử dụng để lưu giữ các tài liệu, giấy tờ quan trọng liên quan đến công việc được sử dụng nội bộ trong công ty. Ngoài ra, bìa kẹp hồ sơ cũng thường xuyên được sử dụng trong các giao dịch với khách hàng, kèm theo name card, catalogue, brochure,…Chính vì thế, nó đóng vai trò rất quan trọng với doanh nghiệp, thể hiện bộ mặt và uy tín của doanh nghiệp trước khách hàng.
Công dụng của bìa hồ sơ rất nhiều, nhưng quan trọng nhất phải kể đến 3 lợi ích sau:
- Một Folder được thiết kế độc đáo và ấn tượng sẽ giúp thu hút sự chú ý của khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên. Nó sẽ tạo nên cơ sở để khách hàng nhận thấy ngay sự vượt trội của doanh nghiệp bạn so với đối thủ để từ đó lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của công ty.
- Nó giúp các tài liệu bên trong được sắp xếp một cách ngăn nắp, gọn gàng và chuyên nghiệp để khách hàng dễ theo dõi thông tin. Nếu như các tài liệu được để một cách bừa bãi, lộn xộn thì rất dễ xảy ra thiếu sót dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.
- Bìa hồ sơ được xem như một profile của công ty bởi trên đó có đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp như lịch sử hình thành, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược, các dịch vụ cung cấp, số điện thoại, hotline, fax,…Khách hàng sẽ dễ dàng tìm hiểu về công ty nếu như có ý muốn hợp tác chứ không cần phải mất nhiều thời gian tìm kiếm.
Các loại bìa hồ sơ thông dụng trong văn phòng hiện nay
Bìa Hộp
Bìa hộp là một trong những bìa hồ sơ khá lớn thường được sử dụng để lưu trữ tài liệu với tần suất nhiều. Nó được thiết kế theo hình hộp chữ nhật và có nắp đậy lại tạo nên không gian kín hoàn toàn, không có kẽ hở nào.
Thay vì sử dụng thùng giấy để đựng hồ sơ thì bạn nên thay thế loại Bìa Hộp này để có thể bảo quản hồ sơ tốt nhất như: Chống thấm nước, chống va đập và chịu được lực tác động vào bìa hộp mà không ảnh hưởng đến các loại hồ sơ bên trong.
Bìa hộp có nhiều kích thước như: Bìa hộp si 7cm, Bìa hộp 10cm, 15cm, 20cm,… Với kích thước càng lớn thì không gian càng rộng có thể lưu trữ nhiều tài liệu hơn.
Bìa hộp thường được để cố định trong tủ hồ sơ, trong kho giấy tờ ít khi bị dịch chuyển bởi giấy tờ bên trong nhiều nên kích thước sẽ khá nặng.
Bìa Hồ Sơ 12 Ngăn
Bìa hồ sơ này khi sử dụng nó có hình dáng như một quyển sổ được cấu tạo từ Giấy cứng làm bìa và phần nhựa bên trong để kẹp từng loại hồ sơ vào từng trang khác nhau như một quyển album.
Bìa hồ sơ 12 ngăn có tay nắm phía trên hoặc không có tùy loại giúp bạn có thể cầm nắm dễ dàng. Thông thường bìa hồ sơ này được cấu tạo 12 ngăn hoặc cao hơn để lưu các loại hồ sơ ứng viên, nhân viên trong văn phòng và dễ dàng phân loại tìm kiếm nhất.
Các nhân viên nhân sự thường sử dụng loại bìa này có khả năng bảo vệ như chống thấm nước, chống nhàu nát hồ sơ và thuận tiện trong công việc nhất.
Bìa 3 dây
Bìa 3 dây có tên gọi như vậy vì do cấu tạo của nó được thêm vào các dây móc vào thành bìa để cố định tài liệu bên trong chắc chắn và thao tác mở, khóa cũng dễ dàng hơn.
Bìa 3 dây sử dụng cho nhiều môi trường học tập và làm việc như : y tế, giáo dục, ngân hàng, doanh nghiệp với thiết kế bóng trơn. Phần bìa được làm giấy cứng bao bọc bởi giấy bìa khá đẹp mắt.
Hai góc cạnh được nẹp các thanh kim loại inox không gỉ sét giúp không làm hư hại phần góc bìa. Bìa có kích thước nhỏ nhẹ sử dụng để lưu trữ các tệp tài liệu ít như hợp đồng, văn thư, biên bản,…
Bìa Nút
Chắc hẳn các bạn không còn xa lạ gì với loại bì nút này, loại bìa gắn bó mỗi người chúng ta từ học sinh, sinh viên đến nhân viên công ty.
Bìa nút được sản xuất với nhiều kích thước từ A4, A5 tùy theo khổ giấy mà bạn lưu trữ để có thể lựa chọn loại bít nút phù hợp.
Bìa nút có phần vạt bìa cố định phía dưới và bấm nút lại có thể giữ tài liệu không bị rớt ra ngoài, rất chắc chắn và an toàn. Bìa nút được làm hoàn toàn từ nhựa PVC có thành phần thân thiện với con người với lớp nhựa mỏng có thể bảo vệ chống thấm nước và gấp hồ sơ bên trong. Bìa nút có ưu điểm gọn nhẹ, dễ sử dụng và lưu trữ ít hồ sơ hơn so với bìa 3 dây
Bìa Còng
Bìa hồ sơ còng là loại bìa sử dụng phổ biến nhất trong văn phòng, được làm từ nhựa simili và lớp bìa bằng giấy cứng. Chính giữa bìa còng được cố định một móc sắt để kẹp các loại hồ sơ giấy tờ.
Bên cạnh bìa còng có phần ghi chú có thể giúp phân loại các loại tệp hồ sơ mà bạn lưu trữ để có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Phần dưới có một lỗ thoáng khí nên giúp hồ sơ luôn khô ráo, an toàn và tránh ẩm mốc giúp quá trình lưu trữ dữ liệu được lâu dài hơn.
Bìa còng có nhiều kích thước rất đa dạng từ 3cm, 5cm, 7cm, 10cm,… bên cạnh đó được sử dụng cho nhiều khổ giấy như A4, F4, A3,…
Những lưu ý quan trọng khi in bìa hồ sơ
Bìa hồ sơ là một sản phẩm văn phòng phẩm rất quan trọng mà dường như không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Hiện nay, việc in bìa hồ sơ của doanh nghiệp trở nên rất phổ biến. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách làm sao để có một folder ấn tượng, độc đáo và thu hút khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên. Dưới đây sẽ là những lưu ý quan trọng của việc in bìa kẹp hồ sơ mà Alona muốn chia sẻ đến bạn đọc.
Hiện nay có rất nhiều xưởng in bìa kẹp hồ sơ nên sự lựa chọn của khách hàng là không thiếu. Tuy nhiên, khách hàng nên hiểu và chú ý 3 điểm cơ bản sau để có thể sở hữu được những folder ấn tượng nhất cho doanh nghiệp mình:
- Về nội dung: bìa kẹp hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản và cần thiết của doanh nghiệp như quá trình hình thành và phát triển, tầm nhìn và sứ mệnh thương hiệu, mục tiêu chiến lược, các sản phẩm, dịch vụ kinh doanh, cách thức liên lạc. Và đừng quên kèm theo những hình ảnh minh họa để tăng phần hấp dẫn cho Folder nhé!
- Về hình thức: bìa kẹp hồ sơ nên có sự thống nhất và hài hòa về tổng thể, màu sắc, tông màu chính phụ, vị trí đặt logo, bố cục và thậm chí các chi tiết nhỏ nhất. Bạn không cần thiết kế quá rườm rà, phức tạp nhưng phải đủ tinh tế, độc đáo để tạo được ấn tượng tốt với khách hàng.
- Về chất lượng giấy in và quy cách in: thông thường khổ giấy in sẽ có kích thước 22.5 x 31.5cm, tay gấp 7cm để đảm bảo không làm quăn mép các tài liệu bên trong. Loại giấy được sử dụng là Bristol 300gsm cao cấp sáng màu, dễ nhìn, không thấm nước và áp dụng công nghệ in offset để tạo nên sản phẩm chất lượng tốt nhất.
Quý khách có nhu cầu in sản phẩm tại Tp. Hồ Chí Minh vui lòng liên hệ theo thông tin sau:
CÔNG TY TNHH MTV THIẾT KẾ IN ẤN KHANG VIỆT
- Địa chỉ: 14 Tiền Chế, Cư Xá Phú Lâm A, phường 12, quận 6, Tp.HCM
- Hotline: 028.2232.4273 – 028.3751.3511
- Email: inkhangviet@gmail.com
- Website: https://inkhangviet.com/