Trong đời sống xã hội hiện nay, thư mời đóng vai trò vô cùng quan trọng, được sử dụng để mời ai đó đến dự buổi họp hay các sự kiện. Nội dung chủ yếu của thư mời sẽ đề cập đến thời gian, địa điểm, người mời cùng với lời đề nghị, yêu cầu. Như vậy trong bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến quý khách hàng những mẫu thư mời đẹp cùng những lưu ý có liên quan về soạn thảo mẫu thư mời.
Tìm hiểu về Thư Mời
Thư mời là một văn bản gửi đến một cá nhân, tổ chức nào đó có nội dung mời tham dự một sự kiện, trong nội dung thư mời cần phải ghi rõ thông tin của cá nhân, tổ chức được mời, thời gian diễn ra sự kiện và địa điểm diễn ra sự việc.
Thư mời đôi khi tưởng chừng là đơn giản nhưng lại rất tỉ mỉ khi lập ra, bởi thư mời đôi khi thể hiện sự trang trọng của sự kiện cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện. Dù nội dung cuộc họp, sự kiện được diễn ra như thế nào thì lập ra thư mời họp hay dự sự kiện cũng cần phải nghiêm túc để đảm bảo được tính chất của cuộc họp, sự kiện được tổ chức.
Nội dung chủ yếu của thư mời
Mỗi thư mời theo từng mục đích của sự kiện hay cuộc họp mà sẽ có những nội dung khác nhau. Nhưng cụ thể nhìn chung một thư mời sẽ phải có những nội dung sau đây:
- Tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tổ chức sự kiện;
- Mục đích thư mời: Thư mời họp, thư mời đại hội,…
- Tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời;
- Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện;
- Lời tiếp đón và cảm ơn người được mời;
- Chữ ký của người có thẩm quyền mời, đóng dấu đơn vị (nếu có).
Bên cạnh đó, để đảm bảo nội dung thư mời được đầy đủ, người soạn thảo cần phải thực hiện xác định theo các bước sau:
- Thứ nhất, xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải trong thư mời
Bước đầu tiên rất quan trọng trong chuẩn bị giấy mời chính là xác định nội dung, thông điệp cần truyền tải. Theo đó, giấy mời cần phải đưa ra được những thông tin cơ bản về sự kiện một cách ngắn gọn mà phải đầy đủ nội dung bao quát được cuộc họp, sự kiện; thông tin phải giúp người nhận bước đầu nắm được chủ đề mục đích của sự kiện.
Bên cạnh đó, nội dung thư mời phải đảm bảo tính phù hợp, trang trọng và có dấu ấn riêng tạo sức hút cho người nhận nhưng phải ngắn gọn, súc tích.
- Thứ hai, xác định người nhận
Tùy vào từng cuộc họp hay sự kiện cụ thể, mà sẽ xác định được những khách mời phù hợp. Để dễ dàng nắm bắt và có thể kiểm tra lại được thông tin thì đơn vị tổ chức sự kiện cần liệt kê và xây dựng danh sách khách mời cụ thể.
Trên cơ sở sự kiện diễn ra nhằm mục đích gì, tiêu chí nào và định hướng của sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện phải xác định người nhận thư mời một cách chính xác và phù hợp với sự kiện hay cuộc họp. Cũng trên cơ sở mục đích sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện có thể có những ý tưởng về hình thức thư mời phù hợp và chuẩn bị sự kiện hay cuộc họp một cách đầu đủ.
- Thứ ba, phác thảo thư mời
Căn cứ vào những thông tin và ý tưởng đã được vạch ra trong những giai đoạn trước của chuẩn bị cuộc họp, sự kiện. Cá nhân, đơn vị tổ chức cần phác thảo mẫu giấy mời cho cuộc họp, sự kiện. Để thuận tiện cho việc lựa chọn, đơn vị cần tiến hành xây dựng từ 02 đến 03 mẫu thư theo nhiều phong cách khác nhau, kiểu dáng khác nhau để đơn vị có thể cân nhắc, lựa chọn mẫu thiết kế đẹp và phù hợp nhất.
- Thứ tư, kiểm tra thư mời
Các cuộc họp hay sự kiện có khách mời thường là những sự kiện quan trọng, chính vì thế việc sai sót cần hạn chế tối đa. Chính vì vậy, ngay ở khâu đầu tiên, công tác chuẩn bị thư mời phải rất tỉ mỉ từ thông tin người được mời, hình ảnh trong thư, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện cần phải hoàn toàn chính xác. Bởi nếu có những sai sót ví dụ tên, chức vụ của người được mời sẽ khiến người đó cảm thấy khó chịu như không được tôn trọng.
Cách viết thư mời họp, mời dự sự kiện chuẩn nhất
Khi viết thư mời họp hay giấy mời dự sự kiện để gửi đến từng đối tượng, người viết thư mời cần xác định các thành phần, đối tượng tham gia cuộc họp hay sự kiện là ai. Để từ đó có thể có những lời mời sao cho trang trọng, phù hợp cho từng đối tượng khác nhau.
Khi viết giấy mời họp, mời dự sự kiện thì một trong những điểm cần lưu ý đó là nội dung của thư mời phải đảm bảo ngắn gọn, khách quan và nêu đúng vào trọng tâm tránh lan man, dài dòng.
Các lưu ý quan trọng khi soạn thảo thư mời như sau:
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được mời
Ở nội dung này người viết cần phải nêu rõ thông tin đầy đủ của cơ quan, tổ chức hay cá nhân được mời. Ví dụ như đối với trường hợp mời cá nhân thì phải nêu rõ họ và tên, chức vụ của người được mời: ông Nguyễn Văn A, chức vụ: Giám đốc kỹ thuật.
- Tóm tắt nội dung cuộc họp
Trong giấy mời họp hay giấy mời họp, cần phải lưu ý khi viết phần nội dung chỉ cần nêu tóm tắt sơ lược nội dung cuộc họp, đủ để người đọc nắm được nội dung cuộc họp, tránh lan man, dài dòng gây khó hiểu cho người đọc. Mặc dù nội dung chỉ cần ghi ngắn gọn 2-3 dòng nhưng vẫn phải viết làm sao để người được mời hiểu rõ những nội dung cơ bản trước khi tham gia cuộc họp.
- Thời gian và địa điểm
Như đã phân tích ở bên trên để chuẩn bị cho cuộc họp hay sự kiện, người tổ chức sẽ phải lên kế hoạch cho địa điểm cũng như thời gian tổ chức cuộc họp hay sự kiện. Theo đó, việc gửi thư mời đến những thành phần tham dự thì thời gian và địa điểm họp là một phần không thể thiếu trong nội dung của thư mời.
Và thông thường các cơ quan đều sẽ gửi giấy mời họp trước thời gian diễn ra cuộc họp 1 tuần để người được mời có thể sắp xếp lịch trình của mình để tham gia một cách thuận lợi và đầy đủ nhất.
Những lưu ý khi viết Giấy mời, Thư mời
Tùy từng đối tượng, hoàn cảnh mà các mẫu Giấy mời sẽ có văn phong khác nhau. Tuy nhiên, khi lập Giấy mời cần đầy đủ thông tin để người nhận nắm được: Mục đích mời, thời gian, địa điểm liên quan đến cuộc họp/hội nghị/buổi làm việc.
Trên đây là nội dung đối với từng loại thư mời, nhưng trên thực tế khi in có thể trang trí, trình bày thư mời sao cho đẹp và phù hợp với hoàn cảnh.
Chẳng hạn: thư mời họp lớp, Giấy mời làm việc thì nên thể hiện sự trang trọng, đơn giản. Nhưng Giấy mời dự tiệc thì có thể trang trí hoa lá sao cho bắt mắt, tươi vui.
Trên các Giấy mời nên trình bày dự kiến lịch trình, dự kiến kết thúc để người được mời có kế hoạch sắp xếp công việc khi tham dự.
Quý khách có nhu cầu in sản phẩm tại Tp. Hồ Chí Minh vui lòng liên hệ theo thông tin sau:
CÔNG TY TNHH MTV THIẾT KẾ IN ẤN KHANG VIỆT
- Địa chỉ: 14 Tiền Chế, Cư Xá Phú Lâm A, phường 12, quận 6, Tp.HCM
- Hotline: 028.2232.4273 – 028.3751.3511
- Email: inkhangviet@gmail.com
- Website: https://inkhangviet.com/